Die Datenerhebung funktioniert in drei Schritten.
- Im ersten Schritt erstellen Sie einen Datenerhebungsplan, der definiert, wann Sie welche Daten benötigen.
- Im zweiten Schritt identifizieren Sie die passenden Datenquellen.
- Im dritten Schritt geht es dann darum, die Daten tatsächlich zu erheben.
Schritt 1: Datenerhebungsplan erstellen
Der Datenerhebungsplan hilft Ihnen, Ihr Monitoring zu strukturieren, zu planen und zu kontrollieren.
Wir haben eine Vorlage erstellt, die Ihnen erste Anhaltspunkte für Ihren Datenerhebungsplan liefert.
Auf Seite 2 der Vorlage skizzieren wir, wie das beispielhaft für PAFF aussehen kann.
Schritt 2: Datenquellen identifizieren
Für jeden IndikatorVon lat. indicare, etwas zeigen. Hinweis auf ein Ereignis bzw. einen Sachverhalt, der sich nicht unmittelbar beobachten lässt. Indikatoren sind unverzichtbar für das Messen komplexer Sachverhalte im Zuge von Monitoring und Evaluation. Indikator benötigen Sie mindestens eine Datenquelle. Hilfreiche Fragen in diesem Zusammenhang sind:
- Liefert die Quelle hochwertige Daten?
- Ist die Datenquelle leicht zugänglich und kann regelmäßig abgerufen werden?
- Sind die Kosten vertretbar?
Haben Sie auf diese Weise eine Datenquelle ermittelt, müssen Sie die Methode bestimmen, mit der Sie Informationen erheben.
Schritt 3: Daten erheben
Hierfür haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können bereits vorhandene Daten nutzen oder Sie erheben Daten neu.
- Vorhandene Daten nutzen
Viele Informationen liegen bereits an irgendeiner Stelle vor. Neben den Daten aus externen Quellen, wie z.B. offizielle Statistiken und Erhebungen, können Sie oft auch innerhalb der Organisation auf bereits vorliegende Informationen zurückgreifen.
Zu finden sind solche Daten in Dokumentationen und Projektunterlagen, in Evaluationen und Jahresberichten, in Teilnehmer-Informationen, Anmeldebögen etc. – vor allem aber in den Köpfen aller Mitarbeitenden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind eine unverzichtbare Quelle und sollten schon allein deshalb von Anfang an in die Wirkungsanalyse mit einbezogen werden. (Hierzu mehr im Abschnitt "Lernen und Steuern" ...)
- Neue Daten erheben
Reichen die bestehenden Daten nicht aus oder existieren schlicht noch keine Daten, müssen Sie selbst welche ermitteln. Hierfür stehen Ihnen eine Vielzahl an Datenerhebungsmethoden zur Verfügung, von komplex & aufwändig bis ressourcenfreundlich & in Eigenregie. Für welchen Ansatz Sie sich entscheiden, hängt von den zur Verfügung stehenden Ressourcen ab sowie davon, in welcher Detailtiefe und in welchem Umfang Sie die Informationen benötigen. – Die Kunst besteht darin, dass Sie diejenige auswählen, die zu Ihrem Kontext passt.
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Wider die Sammelwut!
Blockieren Sie Ihr Projekt nicht mit exzessivem Datensammeln! Häufen Sie keine Datenberge an, diese kann ohnehin niemand auswerten. Überlegen Sie deshalb beizeiten, welche Informationen Sie tatsächlich brauchen.
Welche Datenerhebungsmethoden es gibt, verraten wir im nächsten Abschnitt.