Um effektiv aus der Wirkungsanalyse lernen zu können, brauchen Sie nicht nur Daten, sondern auch ein lernförderndes Umfeld.
Ein solches umfasst ...
- eine motivierte Projektleitung,
- Ressourcen,
- eine Lern- und Fehlerkultur,
- feste Aufgaben und Verantwortlichkeiten,
- das Wissensmanagement und
- den transparenten Umgang mit Informationen.
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Daueraufgabe
Lernen ist kein einmaliges oder punktuelles Ereignis. Lernen ist ein dynamischer Prozess, der während des gesamten Projektzyklus stattfindet.
Ein lernfreudiges Umfeld zeichnet sich dadurch aus, dass Lernanreize geschaffen werden und Informationen leicht zugänglich sind. Hierfür muss die Leitungsebene die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellen – in erster Linie ist das Zeit, die die Mitarbeitenden für gemeinsames Reflektieren benötigen.
Lernen verursacht aber auch Sachkosten, wenn zum Beispiel ein Wissensmanagementsystem aufgebaut werden soll oder externe ExpertInnen hinzugezogen werden.
Die Lernkultur sollte dabei Hand in Hand mit einer Fehlerkultur gehen. Das heißt, Fehler und Schwächen werden akzeptiert mit dem Ziel, daraus zu lernen und sich zu verbessern. In vielen Organisationen gelten Fehler als etwas, über das man nicht spricht. Diese Einstellung ist aber bereits der erste Fehler.
Fehlerkultur ist, wenn aus der Frage "Wie konnte das passieren?" kein Vorwurf entsteht, sondern ein Arbeitsauftrag. Die Mitarbeitenden müssen das Gefühl haben, zu Diskussionen ermutigt zu werden und offen sprechen zu können. Werden Fehler lediglich dafür benutzt, um Verantwortliche zu finden und abzustrafen, ist ein offener Austausch kaum möglich. In solchen Fällen werden die Mitarbeitenden Wirkungsanalysen als bloßes Kontrollinstrument empfinden.
Eine weitere Komponente, die Lernen fördert, ist eine Organisationsstruktur mit definierten Rollen und Verantwortlichkeiten:
- Wer sammelt die Informationen?
- Wer bereitet sie auf?
- Wer sorgt dafür, dass die Ergebnisse intern publik werden?
Das zu dokumentieren ist gerade in gemeinnützigen Organisationen mit vielen (ehrenamtlichen) Mitarbeitenden wichtig, die nicht immer anwesend sind oder häufiger wechseln.
Um sicherzustellen, dass die Lernergebnisse auch langfristig für die Organisation verfügbar sind, ist ein Wissensmanagement hilfreich, das den Zugang zu und das Sammeln von Informationen erleichtert. Ein Wissensmanagement lässt sich auch mit einfachen Mitteln realisieren.
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Wissensmanagement in gemeinnützigen Organisationen
Wie Sie den Erhalt und die Wiedergabe des Know-hows in Ihrer Organisation sicherstellen, darauf können wir an dieser Stelle nicht eingehen – dazu ist das Thema zu umfangreich. Für größere Organisationen empfiehlt sich, dass das Wirkungsmanagement in einer Stabsstelle oder bei einer qualifizierten Mitarbeiterin gebündelt wird. In diesem Zusammenhang könnte sich eine Weiterbildung zum/zur Wirkungsmanager*in lohnen, wie etwa hier, www.wirkungsmanager.de.
Lernende Organisationen zeichnen sich ebenfalls durch eine hohe Transparenz aus, d.h. alle relevanten Informationen, Prozesse, Leistungen und Wirkungen werden gegenüber den Mitarbeitenden wie auch externen Stakeholdern zugänglich gemacht.
Dazu mehr im Abschnitt "Geschichten fürs Gute", hier nur soviel: Transparenz fördert das Lernen, und gleichzeitig legitimiert sie Ihre Arbeit, da deutlich wird, was Sie erreicht haben und wo das Geld geblieben ist.
Arbeiten Sie in einer lernenden Organisation?
Die folgenden Aspekte liefern einen Schnellüberblick, inwieweit Ihre Organisation eine lernende Organisation ist (hier als PDF-Download):- Die Organisations- oder Projektleitung stellt sicher, dass das Lernen fester Bestandteil im Projektalltag ist. Sie sorgt für die notwendigen Voraussetzungen, setzt Anreize und sorgt für die Umsetzung.
- Im Team nehmen Sie sich Zeit, um über die Arbeit zu reflektieren. Es gibt regelmäßige, verpflichtende Treffen, für die im Vorfeld jeweils eine Agenda existiert.
- Es gibt fest definierte Verantwortlichkeiten und Prozesse, wie Ergebnisse festgehalten werden und Wissen geteilt wird.
- Die Erkenntnisse werden zeitnah implementiert und verschwinden nicht in der Ablage. Die Leitungsebene schiebt Veränderungen an und achtet auf deren Umsetzung.
- Sie lernen aus Fehlern. Die Organisation arbeitet konstruktiv und vorwärtsgewandt; Schuld- und Verantwortlichkeitsfragen sind nachrangig und werden allein auf der Sachebene geführt.
- Sie holen Feedback von PartnerInnen ein – am besten in anonymisierter Form, weil das die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Sie viele und ehrliche Rückmeldungen erhalten.
- Nicht zu vergessen: So wichtig das Lernen aus Fehlern ist, so wichtig ist es auch, gemeinsame Erfolge zu feiern! Erreichte Meilensteine und Ziele bieten dafür immer einen Anlass.
- Falls Sie unsicher sind, an welcher Stelle Sie stehen, können Sie auch das Wirkometer befragen. Das Wirkometer gibt u.a. auch eine Auskunft, wie lernorientiert Ihre Organisation aufgestellt ist.
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Lernkultur bei PAFF
PAFF startete als kleines Projekt: Alle wussten alles. Mit der wachsenden Zahl der Patinnen, Paten und Patengruppenbetreuenden ändert sich das nun.
Der Vorstand beschließt daher, regelmäßige Workshops zu veranstalten, in denen die Beteiligten ihr Wissen austauschen. Zugleich benennt er einen Verantwortlichen, der den Know-how-Transfer im Blick behält. Dieser dokumentiert Protokolle, Unterlagen und Beschlüsse im Intranet und sendet regelmäßig Info-Mails an alle Mitarbeitenden.
Die Patinnen und Paten werden ermutigt, auch von Misserfolgen zu berichten und diese in der Gruppe zu diskutieren. Zu Beginn der Treffen erzählt jeder kurz, was ihn bewegt. Dabei werden die Punkte: "Das hat mich besonders gefreut. / Das hat besonders gut geklappt." und "Hier war ich unzufrieden. / Das hat nicht geklappt. / Hier gab es Probleme. / Eine Herausforderung für mich ist ..." thematisiert. Auf diese Weise entsteht eine Kultur des von- und miteinander Lernens.