Probleme erkennen und gegensteuern

Fast jedes Projekt gerät irgendwann ins Stottern und braucht kleinere Kurskorrekturen, um wieder ins Laufen zu kommen. Solche Anpassungen liegen in der Natur der Sache und sind kaum der Rede wert. Wirklich gefährlich wird es aber, wenn Stillstand droht, denn das gefährdet nicht nur die Wirkungsziele, sondern auch die investierten Projektmittel und die Motivation aller Beteiligten.
Es gibt viele Symptome und Warnsignale, die solche Krisen ankündigen:
  • Mangelhafte Dokumentation: Die Berichte, die intern produziert werden, entsprechen nicht (mehr) der Norm, sie sind unvollständig oder inhaltlich unsauber, bleiben ohne Bezug, anstelle von Resultaten und Wirkungen gibt es weitschweifige Erläuterungen zum großen Ganzen.
  • Falsche Hoffnungen: Entgegen den Erwartungen gelingt es Ihnen über einen längeren Zeitraum nicht, Etappen und Ziele zu erreichen, die Zielgruppen anzusprechen, intern relevante Kompetenzen aufzubauen, weitere ProjektpartnerInnen zu finden etc.
Illustration Spanten
  • Missmanagement: Entscheidungen werden immer wieder verschoben, Veränderungen abgelehnt ("Bisher hat es doch auch so funktioniert"). Mittel werden immer wieder umgewidmet, Ziele regelmäßig nicht erreicht, eine Fehler- und Lernkultur existiert nur auf dem Papier.
  • Schlechtes Erscheinungsbild: Verantwortungsbereiche sind nicht eindeutig definiert und das Personal wechselt ständig. Mitarbeitende sind lustlos; Krankschreibungen und Fehlzeiten erreichen einen Höchststand; Ehrenamtliche lassen sich kaum mehr blicken.
Diese Aspekte stellen natürlich keine erschöpfende Auflistung dar. Und häufig gibt es auch nicht nur einen Grund, der für die Schieflage eines Projekts verantwortlich ist, sondern eine ganze Kette von Entwicklungen. Aber wenn eines oder mehrere der obigen Warnsignale aufleuchten, sollten Sie rasch und nachdrücklich aktiv werden.
Illustration Fischernetz
Je früher Sie sich im Team mit den Ursachen für die Krise auseinandersetzen, desto besser sind die Aussichten, das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Voraussetzung hierfür sind absolute Ehrlichkeit, ein nüchterner Realitätssinn und Kenntnisse zum IST-Zustand des Projekts. Erst, wenn Sie die Gründe für die Krise kennen, ein Bild über die aktuelle Situation besitzen und außerdem Optionen abwägen können, werden Sie auch Lösungsansätze finden.
Die anschließende Intervention sollten Sie ebenfalls bewusst planen:
  • Gewinnen Sie Klarheit über das Ausmaß des Problems. Was läuft Ihrer Ansicht nach schief und wie lässt sich das Projekt wieder in die Erfolgsspur zurückbringen?
  • Besprechen Sie im Team Erwartungen und Ziele im Hinblick auf eine gelungene Fortführung des Projekts – und reden Sie erst dann über die Schwierigkeiten.
  • Benennen Sie Probleme, aber umschiffen Sie die Schuldfrage. Ihr Dialog sollte an eine konstruktive Lernkultur anknüpfen: bisherige Schwachpunkte werden klar kommuniziert, aber die Diskussion ist grundsätzlich zukunftsorientiert und erfolgt partnerschaftlich. Wirkungsorientiertes Arbeiten heißt nämlich auch, dass alle wertschätzend und verantwortungsvoll miteinander umgehen.
  • Wenn Projekte unrund laufen, liegt das oft auch an unscharfen Zielen. Es könnte helfen, wenn Sie in eine erneute Diskussion über gemeinsame Projektziele einsteigen. Verlieren Sie sich aber nicht in Details, sondern konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und betrachten Sie das Projekt, indem Sie einen Schritt zurücktreten. Womöglich macht sich hier der Blick eines externen Dritten bezahlt.
Illustration Eisberg ahoi
  • Häufig haken Projekte, weil innerhalb der Organisation schlicht Kompetenzen in bestimmten Bereichen fehlen. In diesem Fall könnten Sie Ihr Netzwerk einbinden, Weiterbildungen ins Auge fassen oder den Kontakt zu anderen Organisationen herstellen.
Um ein ins Straucheln geratenes Projekt wieder auf den Weg zu bringen, kommt es letztlich darauf an, dass alle Beteiligten zuversichtlich bleiben und die Nerven behalten.