Die schnellste, beste und meistens unaufwändigste Möglichkeit, um mit- und voneinander zu lernen, sind regelmäßige Treffen. Wie oft Sie sich treffen und mit wem, ist abhängig davon, was die Daten aus der Wirkungsanalyse ergeben – und auch davon, welche Aspekte Sie konkret diskutieren möchten.

Lernrunden können Sie sowohl auf Basis der Monitoringdaten einberufen als auch auf Grundlage von Evaluationsergebnissen.

Lernrunden auf Basis von Monitoringdaten sollten regelmäßig stattfinden, schließlich liegen Ihnen auch regelmäßig neue Daten vor, die ausgewertet sein wollen. Bei diesen Treffen geht es vor allem darum, das laufende Projekt anhand der Monitoringdaten und gemachter Erfahrungen zu diskutieren – am besten im Team.

Mit Blick auf die Monitoringdaten helfen Ihnen folgende Fragen:

• Inwiefern haben Sie Ihre Ziele erreicht und an welchen Stellen nicht? Und warum?
• Inwieweit weichen Sie von geplanten Ergebnissen ab?
• An welchen Stellen müssen Sie die Ergebnisse genauer betrachten und Ursachen ermitteln, z. B. mithilfe einer Evaluation?

Lernrunden auf Grundlage von Evaluationen finden in deutlich größeren Abständen statt. Da sich eine Evaluation mit Ursachen und Zusammenhängen auseinandersetzt, ermöglicht dies auch tiefergehende Diskussionen und Lernprozesse. Beim Lernen aus Evaluationsergebnissen beschäftigen Sie sich nicht nur damit, ob Ihre Aktivitäten im Plan sind, sondern stärker auch mit dem Plan selbst.

Sie können Schlussfolgerungen und Handlungsempfehlungen für die künftige Ausrichtung besprechen und zugleich die Wirkungsziele und die Wirkungsanalyse selbst in den Fokus rücken:

• Müssen Ziele neu definiert werden?
• Welche Auswirkungen auf das Projektmanagement ergeben sich daraus?
• Hat sich die Wirkungsanalyse als praktikabel erwiesen und haben Sie die erhofften Erkenntnisse gewonnen?

Als Diskussionsgrundlage für weitergehende Debatten benötigen Sie aggregierte Ergebnisse, etwa Projektabschlussberichte.

Mögliche Fragen, denen Sie gemeinsam nachgehen können, sind zum Beispiel:

• Was waren die größten Erfolge?
• Gab es Fehler? Welche Chancen haben Sie verpasst?
• Wo sollten Aktivitäten angepasst werden? Wie wettbewerbsfähig sind die Angebote noch? (Hierfür können Sie auch die Checkliste "Angebots-Check" nutzen, PDF.)
• Wurden Erfolgsparameter identifiziert?
• Funktioniert die Wirkungslogik in der Praxis? Muss sie weiterentwickelt werden? Sind die Annahmen, auf denen Ihr Projekt fußt, richtig?

Regelmäßiges Reflektieren und Lernen sind vor allem für das Projektteam relevant – denkbar ist aber auch, externe Stakeholder einzubeziehen. Stakeholder einzubeziehen ist durchaus angebracht. Erstens bringen diese verschiedene Erfahrungen und Sichtweisen ein, was sich wiederum günstig auf den Lernprozess auswirkt. Vor allem aber geht es darum, deren Erwartungen einzufangen und sie dazu zu bringen, etwaige Projekt- und Zielanpassungen mitzutragen (und zu finanzieren).

Wer Ihre Stakeholder sind, hatten Sie in der Bedarfs- und Umfeldanalyse ermittelt.

Monitoring- und Evaluationsergebnisse können nicht nur für das Lernen innerhalb einer Organisation genutzt werden. Sie dienen auch für einen Austausch zwischen verschiedenen Organisationen, insbesondere zwischen Organisationen, die ähnliche Projektansätze verfolgen oder sich an die gleichen Zielgruppen richten.

Der Austausch kann dabei helfen, wesentliche Erfolgs- und Qualitätskriterien für Ihre Zielgruppe zu definieren, aber auch verdeutlichen, welche Erwartungen und Ziele realistisch sind. Nebenbei identifizieren Sie womöglich Angebotslücken, die Sie mit passenden Angebote füllen können?

Die beste Art des gemeinsamen Lernens liegt im persönlichen Austausch. Aber natürlich es ist auch möglich, indirekt von anderen zu lernen – vorausgesetzt, alle Beteiligten berichten transparent über ihre Arbeit, über Ergebnisse und Erfahrungen. (Hierzu mehr im Abschnitt "Über Wirkung berichten".)