Bevor Sie einen Bericht verfassen, rufen Sie sich nochmal ins Gedächtnis:
- Was ist Ihre Kernbotschaft, die Sie vermitteln wollen? (In diesem Zusammenhang: Worin besteht der USP Ihrer Organisation, Ihr Alleinstellungsmerkmal? – Checkliste: Zum Alleinstellungsmerkmal in 4 Schritten.)
- Wer sind die zentralen AdressatInnen, mit denen Sie über Ihre Projekte kommunizieren möchten?
- Was erwarten diese AdressatInnen? An welchen Inhalten, Ergebnissen und Schlussfolgerungen sind sie besonders interessiert?
- Welche Erwartungen haben die AdressatInnen an Details und Ausführlichkeit?
- Wie können Sie Ihre Arbeit und das, was Sie erreicht haben, für Außenstehende verständlich und abwechslungsreich darstellen?
Versuchen Sie beim Schreiben eine gute Balance zwischen Fakten & Unterhaltung sowie zwischen Herz & Verstand zu bieten. Emotional ansprechend wirken beispielsweise Erfolgsstorys von Zielgruppen des Förderprojekts. Hier können Sie etwa aus Sicht von Teilnehmenden darstellen, inwiefern denen das Projekt konkret geholfen hat.
Sofern Sie über ein Kooperationsprojekt berichten, ist es erforderlich, die PartnerInnen frühzeitig und dauerhaft in Ihre Kommunikation einzubinden bzw. diese kommunikativ zu unterstützen. Bemühen Sie sich, gemeinsam mit den Projektverantwortlichen die Ergebnisse des Projekts zu analysieren und zu pointieren.
Das muss nicht zwingend in eine Evaluation münden; ein Abschlussbericht ist ein probates Mittel, sofern er die verschiedenen Perspektiven der Zielgruppen, KooperationspartnerInnen und Mitarbeitenden einbezieht. Wesentlich ist, dass nicht nur die Mittelverwendung, sondern vor allem auch die Resultate und die Erkenntnisse dokumentiert werden. Ein geeignetes Instrument hierfür ist der bereits erwähnte SRS.
Kommunkation ist ein Prozess
Kommunikation und Wirkungsberichterstattung sind kein fertiger Zustand, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Der Aufwand, diesen Prozess am Laufen zu halten, lohnt sich. Denn von einer strukturiertem Öffentlichkeitsarbeit profitiert vor allem die Organisation selbst:
- Nach außen wirkt sie vertrauensbildend, weil sich Mittelgebende und Öffentlichkeit ausreichend informiert fühlen.
- Sie erreicht Personen, die zur Zielgruppe gehören, sich aber bislang nicht angesprochen fühlten.
- Und nach innen sorgt die Debatte über Erfolge und Misserfolge für eine gute Organisationskultur – und befördert qualitativ hochwertige Arbeit.
Ein reichweitenstarkes, günstiges und wichtiges Instrument für die Kommunikation Ihrer Arbeitsweise und Wirkungsergebnisse stellt die Website dar. Welche Informationen sich im Web wiederfinden sollten, skizzieren wir im nächsten Abschnitt.