Um angemessen über die Wirkung Ihres Projekts berichten zu können, benötigen Sie eine Strategie, was und an wen Sie kommunizieren möchten.

Sofern Sie verschiedene AdressatInnen ansprechen, erfordert das häufig unterschiedliche Berichtsformen und -formate. Sie können den informellen Weg wählen, also Telefon, Fax, E-Mail, Gespräche oder den Austausch in einer Gruppe, oder aber auf ganz formelle Formate setzen, wie Präsentationen, Jahresberichte oder Rechenschaftsbelege.

Je nach Ziel und AdressatInnen kann es auch sinnvoll sein, verschiedene Formate zu kombinieren: Sie könnten etwa Ihren umfangreichen Jahresbericht auf Facebook mittels einer Infografik anteasern, Ihre Wirkungsbelege auf der Website aktualisieren und eine aussagekräftige Pressemitteilung an die lokalen Medien verschicken.

Wir können an dieser Stelle nur sehr grob skizzieren, wie Sie sich der Sache annähern können; alles andere würde den Rahmen sprengen. Aus der Praxis möchten wir Ihnen aber drei Erkenntnisse mitgeben.

• Einfach mal machen. Trauen Sie sich! Die Vorbehalte, die manche Organisationen hinsichtlich einer starken Öffentlichkeitsarbeit pflegen, sind in den allermeisten Fällen unbegründet. Und, wer weiß: Womöglich lernen Sie aus den Follower-Kommentaren auf Social Media mehr, als Sie gedacht hätten ...
• Niemand liest, sieht oder hört gern klassische PR-Verlautbarungsprosa. Widerstehen Sie also der Versuchung, Ihre Zielgruppen mit plumper Werbung oder Jubelarien zu überschütten.
• Glaubwürdigkeit und Seriosität ergeben sich, wenn Ihre Informationen plausibel und nützlich sind. Deswegen muss klar werden, auf welcher Grundlage Sie die Informationen erhoben haben und in welchem Kontext sie stehen.

Überlegen Sie deswegen, ...

• an wen Sie berichten werden (Geldgebende, Führungskräfte und Mitarbeitende innerhalb Ihrer Organisation oder auch die allgemeine Öffentlichkeit in Ihrem Stadtteil …?);
• welches Ziel Sie mit dem jeweiligen Bericht verfolgen;
• welche Inhalte für die jeweiligen AdressatInnen relevant und interessant sind;
• wie häufig und zu welchen Anlässen berichtet werden soll;
• welche Berichtsform die geeignete ist.

Wie oft Sie berichten, hängt vom Einzelfall ab. Geldgebende üben einen anderen Druck aus als ein Vereinsvorstand, der zum Quartalsende relevante Ergebnisse braucht. Wichtig ist nur, dass Sie sich diese Abläufe vergegenwärtigen, da diese erheblichen Einfluss darauf haben, wann Sie Daten erheben und auswerten müssen.

Berücksichtigen Sie bitte auch, welche Ergebnisse sich realistischerweise kommunizieren lassen: Über erbrachte Leistungen ( OutputsAngebote und Produkte eines Projekts sowie deren Nutzung durch die Zielgruppe. Outputs bilden die Grundlage dafür, dass ein Projekt Wirkung erzielt. Outputs) können Sie meist schnell und zeitnah berichten, bei WirkungVeränderungen, die durch eine bestimmte Intervention verursacht wurden. Werden in Impacts (Wirkungen auf Ebene der Gesellschaft) und Outcomes (Wirkungen bei den Zielgruppen) unterteilt. Wirkungen dagegen oft erst nach erheblicher Zeit.

Was Sie in allen Berichten und kommunikativen Maßnahmen berücksichtigen sollten: Worin eigentlich Ihr Alleinstellungsmerkmal (USP) besteht. Was macht Ihre Organisation so besonders? Was machen Sie anders als andere, worin sind Sie richtig gut und wieso? – Wenn Sie das hinreichend plausibel und für Außenstehende verständlich darlegen können, ist viel gewonnen. Hilfreich in diesem Zusammenhang ist unsere Checkliste: Zum Alleinstellungsmerkmal in 4 Schritten (PDF, 100 kB).

Im nächsten Schritt geht es darum, wie Sie die durch Ihre Arbeit erzielten Wirkungen adressatInnengerecht kommunizieren.